ひとりで仕事をやっていると、
どうしても、客観的な目線になりきれず、
ミスを防ぎきれない、
というリスクがあります。
このリスクに対応するために、
チェックリストを活用しています。
ひとり仕事の弱点は他人の目を借りられないこと
独立して、ひとりで仕事をするようになって、
大きな落差を感じたことの1つが、他人の目を借りられないこと。
上司も部下も、同僚もいないので、
自分一人で仕事を完結しなくてはなりません。
とくに困るのが、成果物の最終チェックです。
自分の中では、自信満々、100点のできだと思っていても、
他人に見てもらうと、
思わぬところで勘違い、見落とし、ミスが起きていたりします。
この点は、
ひとりで仕事をするうえでの弱点であり、
気をつけなければいけないポイントではあります。
チェックリストで信頼される品質を保つ
しかし、
・気をつける
・注意を払う
・失敗しないように頑張る
などといっても、
人間ですので、
やっぱり間違ってしまうときは間違ってしまいます。
精神論ではなく、仕組みで克服したいところ。
とくに防ぎたいのは、同じような失敗です。
1度目ならまだしも、
2度も同じ失敗を繰り返してしまうと、
正しく反省できていなかったんじゃないか？と印象がよくありませんし、
実際に、防げるチャンスがあっただけにもったいないです。
このように、
自分が失敗しそうなポイントを、
仕組みとして回避するために、
チェックリストを活用しましょう。
箇条書きで、
・間違いそうなポイント
・間違ったことのあるポイント
・確認しておきたいポイント
を列挙したリストを作成します。
成果物の最終チェックのときに、
そのチェックリストを見ながら確認することで、
いわば、「他人の目」を得るわけです。
このチェックリストのいいところは、
自分なりにカスタマイズすることで、
最小限の労力で最大限の効果を発揮できること。
人それぞれ、
意識しなくても難なく正しくできるところもあれば、
いつものように間違ってしまう苦手なポイントもあるわけです。
であれば、
前者のチェックに時間をかける必要はなく、
逆に、後者のチェックは入念に行う必要があります。
このように、
自分の特性に合わせてチェックリストをつくり込むことで、
効率的なチェックができるようになります。
チェックリストにいいイメージを持っていない方も、
いらっしゃるかもしれません。
（私がそうでしたが）
ですがそれは、他人のチェックリストだからです。
かつて、会社員時代、
社内で作成されたチェックリスト配布がありましたが、
乗り気が起きなかったし、
実際に効果があったかというと疑問でした。
結局、自分にとってはピントがずれていた、ということでしょう。
その意味では、
他人につくってもらったチェックリストはよくなく、
最初は多少手間がかかっても、
自分でチェックリストをつくることが大事ですね。
チェックリストのつくり方
使うアプリ
気軽につくるのであれば、Google Keepがおすすめです。
作成がカンタンですし、
スマホでもタブレットでもパソコンでも、
すぐに開いて確認できます。
私はかつて、Evernoteでチェックリストをつくり、
EasyCheckerというiPadのアプリでチェックをしていました。
これはこれで、使いやすくておすすめなのですが、
iPadでつくった成果物をチェックするときに、
EasyCheckerを見ることができない、
という問題が生じて、やめました。
考え方
チェックリストをつくる前に、
認識しておきたいことが2点あります。
1つは、
最初から質の高いものを目指さない
ということ。
それよりも、
だいたいでいいから、とりあえずザックリでつくって、
さっさと運用サイクルに入りましょう。
最初にハードルを上げてしまうと、
めんどくさくなって、リストをつくらなくなってしまうのです。
どんなに網の目が荒くてもいいので、
とりあえずは、リストをつくること。
あとは運用していけば、
徐々に付け加えたくなったり、
修正したくなったりするので。
もう1つは、
事細かくつくり込む必要はない
ということ。
作り込むうちに、
100％ミスが怒らないような、
網羅的なものをつくろうという気持ちが起こってきて、
どんどん付け足そうとしがちです。
しかし、マニュアルをつくるわけではありません。
ポイントをしっかり押さえていればいいのです。
それに、他人に使わせるわけではありません。
あくまで自分が分かればいいのです。
むしろ、付け足しすぎると、
本当に気をつけるべきポイントがぼんやりしてしまって、
かえってよくないものになってしまいます。
自分が間違いそうなポイントをちゃんと押さえる、
という目的を見失わないようにしましょう。
チェックリストのつくり方
①一連の流れをとおして、
間違ったところ、気をつけるポイントをメモする
まずは、一連の流れをとおしてやりながら、
間違ったところ、気をつけたいポイントをメモしていきます。
先ほどもお伝えしたように、
ここはとにかく、最小限でいいです。
マニュアルをつくるわけではありません。
最初から完璧なものをつくろうとすると、
めんどくさくなってしまうので、
まずは淡々と、ポイントだけをメモします。
また、最初からGoogle Keepにメモしなくても、
まずは紙にざっと走り書きするなどしてもよいかと思います。
②チェックリストをとりあえずつくる
メモができたら、チェックリストにしていきます。
ここも、あまり気合を入れる必要はありません。
順番を時系列に並び替えて、
体裁を整えるくらいでもいいです。
③運用しながら、修正を重ねていく
あとは、運用しながら、徐々に加筆修正していきます。
そのためには、必ずチェックリストを開いて確認をしましょう。
チェックリストを無視してしまうと、
トライアンドエラーを言語化し、蓄積していくことができません。
こういった取り組み1つ1つの積み重ねが、
お客様に対する信頼につながっていきます。
実際にやってみると、その効果を実感できますので、
まずはひとつ、
チェックリストをつくってやってみていただければ嬉しいです。
【編集後記】
昨日は、法人決算。
仕事の合間を縫って、プールに行きました。
元水泳部ですが、
泳ぐのは10年ぶりぐらいでしょうか。
瞬間的なスピードはたいして錆びてないような気はしましたが、
スタミナと筋力が衰えてますね。
脳は覚えているのに、身体がついていけない。。
リフレッシュによかったので、
しばらく泳いでみようかと。
【一日一新】
葛岡温水プール