スマホの音声入力で帳簿づけの基礎データをつくる方法【freee・MF・iPhone・Android・iPad対応】

クラウド会計(freee・MF) 会計freee マネーフォワード クラウド
この記事は約8分で読めます。

日々のめんどうな経理の手入力を避けるために、
スマホの音声入力を使って基礎データをつくり、
クラウド会計ソフトに取り込む方法を考えてみました。

スマホはiPhone・Androidに両対応(iPadも可)、
クラウド会計はfreee・マネーフォワード クラウドに対応しています。

声で帳簿づけをするなら、めんどくさくないかも

経理や帳簿づけがめんどくさいのは、
手書きや手入力が大きな原因の1つでしょう。

これがもし、
声で入力できるとしたら、どうでしょうか?

今は iPhone にも Android にも音声入力機能が装備されており、
それなりの精度で文字変換をしてくれます。

手書きや手入力ではめんどうだったものでも、
声で入力できるのであれば、
もしかしたらそんなにストレスは感じないかも…

そんな発想から、
スマホを使って、
声で帳簿づけをする方法を考えてみました。

さすがに音声入力だけで、
帳簿づけのすべてを完結することはできませんが、
基礎データであれば、
かんたんにつくることができます。

完成イメージはこんな感じ

全体の手順

まずはでき上がりのイメージですが、
手順としては

①スマホアプリを使い、音声入力で基礎情報を入力
( Google スプレッドシートを利用)

②クラウド会計のインポート機能で基礎情報を取り込み

③クラウド会計で取引の登録

です。

このうち、①で音声入力を使います。

基礎情報って何?というと

・月日
・金額
・取引先
・取引内容

の4つの情報のことです。

音声入力のやり方

音声入力はどうやるのかというと、
iPhoneであれば、
Google スプレッドシートアプリを開いて、
入力したいセルを選択します。

下部にある、
「テキストか数式を入力」と書いてあるバーを押すと、
文字入力画面になるので、
ここでマイク(音声入力)ボタンを押して声で入力します。

これだけです。

複数あるときは、Enterキーを押して、
次の入力に移れます。

iPadでもできます。
画面が大きい分、iPadのほうがよさそうです。

Androidでも、操作は同じです。

下部の「テキストか数式を入力」、
と書いてあるバーを押して、
音声入力していきます。


唱える音声は、決まりがあって、

「マイナス●円 ●月●日 取引先 取引内容」

のフォーマットになります。

「マイナス350円 9月23日 ファミマ 文具代」

みたいな感じです。

※プラスのときは、「プラス」と付けても付けなくてもOK

難しくはないですが、多少の慣れは必要です。

慣れないうちはレシートを見ながら、
唱える内容を整理してから声に出すとうまくいきます。

ローカルなお店の名前などは、
うまく変換してくれないことはあります。

たとえば、
「居酒屋仙きち」というお店があるのですが、
何度やっても「千吉」としか変換してくれません。

そういうのは自分で修正するしかありません。

といったことはありますが、
おおむねキレイに変換してくれます。

Google スプレッドシートのつくり方

音声で入力したデータは、
関数を使って、
インポート用にデータを加工しています。

こんな感じです。

左側が音声入力した元データ、
右側が加工処理したデータです。

加工の手順は、
①文字の変換
②文字の分解
の2つです。

それぞれ、カンタンにご紹介していきます。

文字の変換:SUBSTITUTE関数

先ほど述べたように、
声で入力するといっても、
完璧ではありません。

どうしても、
手で調整しなければいけないところは出てきますが、
だいたいのところは自動で調整をかけて、
スムーズに入力をしたいところです。

そこでSUBSTITUTE関数を使って文字を変換します。

SUBSTITUTE関数は、
セルの中にある特定の文字を、
指定する文字に置き換えるものです。

たとえば、
「マイナス200円」とあるとき、
「マイナス」は「-」(半角のマイナス記号)にしたいわけです。

ところが、
声で入力すると、
通常、カタカナの「マイナス」で変換されてしまいますし、
たまに気まぐれで、
「-」(全角のマイナス記号)だったり、
「−」(全角のハイフン記号)だったりしてしまいます。

こういった場合にも、
すべて「-」(半角のマイナス記号)に統一するのに、
SUBSTITUTE関数が使えます 。

関数の構造としては。

=substitute(セル,変換前の文字,変換後の文字)

とシンプルです。

ですが、変換したいものが複数ある場合は、
重ねがけ(いわゆる入れ子)をしてあげる必要があります。

たとえば、2つ変換するものがあれば、

=substitute(substitute(セル,変換前の文字,変換後の文字),変換前の文字,変換後の文字)

という具合に、
変換したものに対し、また変換する、という構造になります。

というわけで現状、

=substitute(substitute(substitute(substitute(substitute(substitute(substitute(substitute(A2,” “,””),”マイナス”,”-“),”プラス”,””),”+”,””),”+”,””),”-”,”-“),”−”,”-“),”0一日”,”1日”)

のようになっています笑。

iPhoneとAndroid、
それぞれで試してみて、
あやしいパターンはだいたい試したのですが、
もしまたエラーが出るようであれば、
さらに変換するものを追加すればOKです。

文字の分解:LEFT・MID・RIGHT関数+FIND関数

文字の変換ができたら、
つづいて、セルを分解します。

・金額
・月日
・取引先+取引内容

の3つに分けます。

freeeやマネーフォワードで取り込むときに
この3つに分けるよう要求されているからです。

そこで、
LEFT・MID・RIGHT関数を使います。

3つとも、
特定のセルから、文字の一部だけを抽出するものです。

LEFT関数は、セルの左側から、
MID関数は、セルの真ん中から、
RIGHT関数は、セルの右側から、文字を抽出します。

今回はうってつけのケースで、

「-350円9月23日ファミマ文具代」

という1つのセルを、
3つの関数を使って、

「-350円」「9月23日」「ファミマ文具代」

の3つのセルに分けるということです。

ただ、問題があって、
どんなパターンがやってきても
キレイに抽出するにはどうすればいいか?で、
これを、FIND関数を使って解決しています。

FIND関数は、特定の文字が、
左から何番目にあるかを教えてくれるものです。

そこでまず、
FIND関数を使って、
「円」という文字が左から何番目にあるかを調べます。

たとえば、
「-350円9月23日ファミマ文具代」
であれば、
左から5番目、と教えてくれます。

これを受けて、LEFT関数で、
左から5つの文字を抽出する、と指定すると、
「-350円」のように、
キレイに抽出できます。

このように、
FIND関数とLEFT関数を組み合わせて、
どんな文字が出てきても、
適切にピックアップしてくれるようにしています。

また、MID関数とRIGHT関数についても、
「日」という文字に着目して、
FIND関数と組み合わせることによって、
うまく抽出できるようにできます。

これら関数は、
Google スプレッドシート上、
非表示にしているところもありますが、
ご興味があれば、
表示させてみて、ご覧になってみてください。

↑C~F列を非表示にしています。

freee・マネーフォワードへの取り込み

Google スプレッドシートは、
2つのシートがあります。

Inputシート、Outputシートと名前をつけています。

Inputシートは、
これまで見てきた、音声入力をするもので、
完成したら、
Outputシートに移ります。

Outputシートに移ったら、
CSVファイルをダウンロードします。

ファイル→ダウンロードから選択します。

ダウンロードができたら、
freeeやマネーフォワードに取り込みます。

freeeでは、明細アップロードという機能を使います。

銀行やカードの明細を手動で取り込む(明細アップロード)
freeeはオンラインバンキングやクレジットカードと同期することで利用明細を自動で取得できますが、同期できない場合や同期したくない場合は、用意した明細を手動でアップロードできます。 なお、明細を用意する方法についてはこちらをご覧ください。   目次 明細のアップロードについて 明細をアップロードする 明細アップロー 

マネーフォワードでは、
銀行・カード等のサイトから
ダウンロードした取引明細をインポートする機能を使います。

銀行・カード等のサイトからダウンロードした取引明細をインポートする | マネーフォワード クラウド確定申告
<マネーフォワード クラウド確定申告>銀行・カード等のサイトからダウンロードした取引明細をインポートする。ご不明点、困った時はこちらをご確認ください。

取り込んだら、
取引の登録画面で、勘定科目を設定すれば処理完了です。

サンプルデータはこちら

freee用

【freee】声で帳簿づけ(ver1.0)
Input マイナス●●円●月●日(取引先)(取引内容),変換,「円」の順番,「日」の順番,金額,日付,摘要 マイナス400円1月17日ユアーズ駐車料,→,-400円1月17日ユアーズ駐車料,5,10,→,-400,2020/01/17,ユアーズ駐車料 マイナス1000円3月30日仙きち食事代,→,-1000円3月3 

マネーフォワード クラウド用

【MF】声で帳簿づけ(ver1.0)
Input マイナス●●円●月●日(取引先)(取引内容),変換,「円」の順番,「日」の順番,金額,日付,摘要 マイナス400円1月17日ユアーズ駐車料,→,-400円1月17日ユアーズ駐車料,5,10,→,-400,2020/01/17,ユアーズ駐車料 マイナス1000円3月30日仙きち食事代,→,-1000円3月3 

編集できないようになっていますので、
コピーした上で各自お使いいただければと思います。

※Google スプレッドシートの内容は、
予告なく変更する場合があります。ご了承ください。

■メールでブログが読めます■

メールアドレスを登録すると、メールでブログを読むことができます。
※最新のブログ記事が、更新後すぐに配信されます。(よくある宣伝広告の類はありません。)
※いつでも登録は解除できます。

内向的でも独立開業!
タイトルとURLをコピーしました