領収書を発行すべきケース、しなくてよいケース。発行を求められたら?

個人ビジネスの経理をシンプルに
この記事は約5分で読めます。

領収書の発行について、
・出さなきゃいけないのに出してない
・必要ないのに出している
ケースが散見されます。

また、領収書を出してほしい、
と求められたときに、
適切な対応を取りたいところです。

考え方を整理し、
ご自身の業務を見直してみましょう。

領収書は要る?要らない?

実務上、
領収書問題=経費になるかどうか問題
です。

・領収書がある→経費になる
・領収書が無い→経費にならない
となるから、
領収書がほしいわけですよね。

これがもし
・領収書がある→経費になる
・領収書が無い→経費になる
という状況では、
領収書なんて、わざわざ必要ありません。

じゃあ、どう整理できるか。

ざっくり整理すると、このようになります。

コンビニなどですと、
「レシート」とは別に
「領収書」と書かれた紙が発行される場合もありますが、
この記事では、
どちらも含めて「領収書」と表現します。

つまり、
・まったく何も発行しない
・なにかしら発行する
のケースを比較しています。

 

領収書を発行すべきケース

現金払いの場合

まず、現金での決済の場合は、領収書は必要です。

なぜなら、支払いの記録がないためです。

銀行口座やクレジットカードであれば、
支払ったことが客観的にわかる記録が残りますが、
現金では、そのような証拠がありません。

そのため、領収書が無いと経費にできません。

支払いを客観的に示す別の証拠や、
領収書が発行されない事情(たとえば香典など)があれば、
認められる場合もありますが、きわめて例外的です。

購入明細がない場合

購入明細とは、
買った中身が分かる書類のことで、
端的には、
・請求書
・契約書
のことです。

こういったものが無いと経費ができません。

なぜなら、
・誰から買ったのか
・どんな内容を買ったのか
が分からないからです。

この点、
たとえばクレジットカード決済なら、
利用明細をみれば、
「いつ、いくらで、誰から買ったか」は書いてあります。

しかし、
「何の内容を買ったのか」は書いていません。

私(税理士)の例でいうと、
「ヨドバシカメラ 100,000円」とあったとして、
それがパソコンであれば、経費になります。
しかし、冷蔵庫であれば、経費にはなりません。

それが、クレジットカードの利用明細だけでは、
判断がつかないのです。

なので、たとえクレジットカードであっても、
その利用明細だけでは、経費にするには不十分です。

ということで、
「何を買ったのか、どんなサービスを受けたのか」
が分かるように、
領収書が必要になるのです。

領収書が無くともよいケース

・現金以外で払っている
・購入明細がある
の両方を満たす場合、領収書は要りません。

理由は
・支払ったことが分かるから
・何の支払いを誰にしたのかが分かるから
です。

なので、
・小売業
・飲食業
のほか、
・サービス業
の中でも、美容室や接骨院、クリーニング等といった、
「レジ」を打つような商売の場合には、
通常、契約書や請求書は発行しませんから、
経費にするには、
領収書は必須となってしまいます。

一方、その他の業種では、
現金払いでない限り、
経費にするために
領収書をわざわざ発行する必要はない、
ということになります。

領収書の発行を求められたらどうすべきか

対応すべきケース

・現金払いの場合
・請求書や契約書が無い場合
この場合は対応すべきでしょう。

これまで見てきたように、
相手が経費にできないからです。

お客さんのリピートを逃してしまうことにもなりかねません。
民法上も発行義務があります。

私自身、飲食店などで、
レシートを出してくれず、
しかも現金払いしか無いお店には、
できるだけ行きません。

経費のことはもちろん、
家計簿の記録にも使いたいからです。

キャッシュレス決済なら
記録に残るので、領収書が無くてもまだいいのです。

ですが、
現金払いだけで、かつレシートも出ないと、
記録がなにも残らず、家計簿を漏らしてしまいます。

せめて、
加盟店手数料が無料のPayPayは入れてほしいなぁ、
と思ってしまいますね。

それ以外のケース

・請求書や契約書がある
・現金以外で払っている
の場合で、
領収書がほしい、
と先方が言ってきた場合は、

「領収書がなくても、経費になりますよ」

とお伝えしてみましょう。

相手が気にしているのは、
要は「経費にならないんじゃないか」ってことです。

この点がクリアになるなら、
別に領収書は必要ないと思っているはずです。

それに、
「領収書は出せません」と突き放すよりも、
「領収書は要らないんですよ」とポジティブな提案をするのであれば、
相手も好感を持ってくれます。

その際は、ぜひこのブログ記事のリンクを添えていただければ!

領収書を出すコスト

たかが領収書ではありますが、
いろいろとお金や手間ひまがかかります。

とくにやっかいなのが、
紙の領収書の場合、収入印紙が必要になることです。
(代金が50,000円以上の場合)

・印紙を買ってくる手間がかかる
・印紙を保管する手間がかかる
・印紙の過不足を気にしないといけない
・印紙を貼るべきかを毎回気にしなくてはいけない

と、いろいろと面倒になります。

このように考えると、
(業種にもよりますが)
領収書は出さずに済むなら、
できるだけ出さないようにしたいところです。

そのためには、
現金の売り上げをできるだけ減らし、
銀行振込やクレジットカード決済に流すようにしましょう。

個人ビジネスは、
人的資源が限られており、時間がとても大事です。

必要のないものは、できるだけ省略していきたいですね。

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