きちっとやらないと、と思いつつ、
いろいろありすぎて、収拾がつかなくなる、書類保管。
「こうすればいい」というのが分かれば、
案外すんなりいくものです。
そんな経理書類の保管方法について、まとめました。
書類は2つ揃えればOK
書類保管のいろはを、表にまとめてみました。
・とにかく2種類揃える
のがポイントです。
預金口座、クレジットカードなど、
決済手段はいろいろありますが、
いずれにせよ、2種類揃えればOK、と整理するのがシンプルです。
その2種類は、保存するタイミングによって分けられます。
一つは、その都度保存するもの。
これは個別の取引の証拠となる書類で、
たとえば、レシートや領収書、請求書があります。
もう一つは、年に数回保存すればよいもの。
こちらは、決済手段ごとの、取引の一覧になるものです。
たとえば、銀行の通帳やクレジットカードの利用明細があります。
それぞれ適した保存方法があり、
その都度保存するものは、
ドキュメントファイルがおすすめです。
1月、2月…と月ごとに区切って、
使った月に入れます。
一方、年に数回保存すればいいものは、
一般的なクリアファイルで十分です。
こちらは、決済手段ごとに分けておけばいいでしょう。
それぞれのファイルは、
年度ごとに一つ用意しておけばOKです。
なお、ものによっては、
データでダウンロードするものや、
メールで通知が来るものがあります。
・Amazonの購入明細など
・ネットバンキングでとった出入金明細データ
などです。
その都度印刷するのが望ましいのですが、
難しい場合は、
とりあえずは年度ごとにフォルダを作って、
その中にデータを入れる、
ということはやっておきましょう。
決済手段ごとの書類保管
続いて決済手段ごとに詳しく見ていきます。
預金口座
・請求書、支払明細、入金明細、口座振替通知書など
・通帳または出入金明細（ネットバンキング）
の二つです。
ネットバンキングの場合の出入金明細は、要注意です。
クラウド会計と連動させていることが多いので、
お金が出たり入ったりの確認に困ることがなく、
ついうっかり忘れてしまうのです。
しかも、ダウンロードできる制限がシビアで、
・直近2ヶ月まで
・直近12ヶ月まで
・直近100件まで
といったものもよくあります。
Google カレンダーでリピートの予定を入れておくなどして、
定期的にダウンロードするようにしましょう。
なお、オプションで、
・売上の請求書（こちらが発行するもの）
・支払の請求書（相手から送られてくるもの）
が定期的にあって量が多い場合や、
売上をシステムで一括管理している場合（※）は、
別のファイルに保存すると分かりやすいです。
※請求システムを使っているケース、
飲食店→エアレジ、美容室→サロンボードを使っているケース、
その他、Excelで売上を管理しているケースなどを指します。
その際は
・月ごと
・取引先ごと
・支払種類ごと
など、状況に応じて分けます。
ファイリングは、
クリアファイルでも十分ですが、
何かと出し入れが多い場合は
ドキュメントファイルの方がラクでいいです。
クレジットカード
・レシートや領収書など
・月別の利用明細
の二つを保存します。
月別の利用明細は、
紙では送られてこないパターンの場合は
ネットでダウンロードします。
クラウド会計と連動させている場合、
ダウンロードを忘れてしまう例がよく見られるので注意です。
ただ、ネットバンキングと違って、
ダウンロード期限は長いことが多いので、
年1回、確定申告や決算のタイミングだけでよいでしょう。
なお、
レシートとともにレジでもらえる、
個別の利用明細（クレジットカード売上票）がありますが、
こちらは要りません。
ドキュメントファイルの中がごちゃごちゃになってしまうので、
捨ててしまいましょう。
ちなみに、人によっては
・レシートや領収書などだけでOK
・月別の利用明細だけでOK
とおっしゃる方もいます。
しかし、たいていの場合、
どちらかだけでは不十分になるので、
機械的に「両方保存する」としておいた方がシンプルです。
（難しいことではないですし）
PayPal（ペイパル）
・請求書、支払明細、送金明細、口座振替通知書など
・出入金明細
こちらは預金口座と一緒です。
出入金明細のダウンロードを忘れがちなので注意しましょう。
現金
・レシート、領収書など
・（会社の場合）経費精算書
（個人事業の場合）原則不要
こちらは、
小口現金（授業のための財布）を持たない前提です。
QRコード決済（PayPay（ペイペイ）や楽天ペイなど）で
残高払いをする場合も、こちらです。
会社の場合は、
経費精算書を作って、
ひと月ごとに、使った経費を取りまとめます。
一方、個人事業の場合は
そういったものは基本的には不要です。
※とはいえ、個人的には、
手書きでいいのでリストを作っておくと
分かりやすいです。
ただし、現金取引が日常的にある場合や、
お店のレジがある場合は、
現金出納帳を作る必要があります。
電子マネー
・レシート領収書など
・出入金明細
電車代や地下鉄代などの交通費は、
レシートが出ませんが、経費にはなります。
ただ、証明として出入金明細が必要にはなるので、
定期的に保存しておきましょう。
出入金明細は、
・データでダウンロードする
・駅の券売機で発行する（交通系ICカード）
といったパターンがあります。
ただ、現実的にはできるだけ電子マネーは使わず、
クレジットカードだけにした方が散らかりません。
使うとして、
・交通費専用→交通系ICカード
・コピー機専用→nanaco
というのはアリでしょう。
（これは私もやってます）