Gmail式コミュニケーション。事務的なやり取りを減らす配慮

内向的なひとりビジネスの守り方
この記事は約3分で読めます。

Gmailのように、
事務的なコミュニケーションを省いて、
やり取りを減らす配慮ができることが
理想だと考えています。

リアクションしないと先に進めないシステム

Gmailで、
メールの削除ボタンを押すと、
こんな画面が出てきます。

ボタン1つで指示に従ってくれつつ、
間違ったときのために、
そっと、取り消す選択肢を提示している。

これって結構、画期的だと思います。

これがたとえば、某税務ソフトでは、
何かにつけて、
「本当によろしいですか?」
と聞いてきて、
そこで「はい」としないと、先に進めません。

間違ってしまう可能性に
配慮してのものかもしれませんが、
すぐリカバリーができるようなところにも、
「本当によろしいですか?」

一回限りしか使わないようならまだしも、
継続的に使うソフトにもかかわらず、
「本当によろしいですか?」

これがめんどくさいな、と感じます。

また、似たような話で、
美容室でシャンプーをしてもらうときのお決まりで、
「お湯加減はいかがでしょうか?」
「かゆいところはありませんか?」
と聞かれる、というのがあります。

これもできれば、
何もなければ、何も言わないでOK
(何か言い分があるときだけ、伝える)
という方式だとありがたいなぁ、とよく思います。

「大丈夫です」しか言ったことがありません。

人にもよるんでしょうが、
少々のことであれば、我慢します。

それよりもとにかく、
リラックスして、
ゆったりとしていたいのです。

やり取りを減らす工夫をする

時代の流れかもしれませんが、
事務的なコミュニケーションは
できるだけ省略する、
という工夫が求められていると感じます。

省けるところは省く。

これによって、
お互いに余計な時間やエネルギーを使わずに、
大事なところに集中することができます。

自分も実務をするときは、
気をつけなければ、と日々思っています。

たとえば、スケジュール調整。

ついついやり取りが増えて、
時間がかかってしまいがちです。

「あの日はどうですか?」
「ダメです」
「ではこの日は?」
「大丈夫です」
「時間はどうしますか?」
「午後ならいいです」
「14時ではどうですか?」
「ではそうしましょう」

こんなに長々とキャッチボールをしていても、
何も生まれません。

なので、
お客様には、
自分のスケジュール表をお見せした上で、
希望の日時をお伝えしてもらっています。

Googleカレンダーの仕組みで、
予定の詳細を見せずに、
「予定あり」とだけ表示することができるのです。

これを使えば、

希望の日時を教えてもらう

確定の日時を連絡する

と、やり取りを最小限で済ませることができます。

事務的なコミュニケーションを省くのは配慮

このように、
事務的なコミュニケーションを省くのは「配慮」です。

もちろん、コミュニケーションは大事です。

しかし、
やり取りを重ねても何も生まれない、
非生産的なコミュニケーションまで
大事にするのは悪です。

お客様やパートナー、
そして自分にとっても、
余計な時間やエネルギーを使わずに、
やり取りが進んだ方が気持ち良いはずです。

コミュ障だから、とか、
めんどくさいから、
などという表面的なことでは決してなく、
配慮として、
こういった工夫が必要だと考えています。

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