会社の経理を社長みずからがやる場合、
めんどくささを回避して、
続けられるような仕組みをつくることが求められます。
そんな社長のための、
ラクに続けられる
シンプルな経費精算の方法を紹介します。
ポケットマネーで立て替えたら、経費精算が必要
たとえば、
・現金
・個人名義のクレジットカード
・PayPay
など、個人の財布で会社の経費を払ったら、
経理はどのようにすればいいでしょうか？
自分で会社をつくって社長になったといっても、
個人の財布と会社の財布は別モノです。
会社の経費になるものは、会社の財布から出さなければいけません。
そのため、いったん個人の財布から払った場合には、
「経費精算」によって、
立て替えたお金を精算する必要があります。
この、経費精算。
めんどくさくなって、ついつい後回しにしてしまいがちです。
ストレスなく経費精算をするためにはどうすればいいか？
経理、とりわけ帳簿づけがめんどくさいのは、
・溜め込む→量が多くて面倒
・内容を忘れる→思い出すのが面倒
が原因です。
これをなんとかする特効薬は無く、
日々、コツコツとやるしかありません。
かといって、楽な方法じゃないと、
ストレスになってしまい、続けていくことがなかなかできません。
なので、やることをシンプルにすること。
これが肝要です。
これにより、
経理のめんどくささを回避して、
ストレスなく続けることができます。
この「シンプルに」というのは、経費精算でも同じです。
そこで、ストレスがかからず、シンプルにやるにはどうすればいいか？
を考え抜いた方法を紹介します。
ラクして続けられる！経費精算の手順
ポイントは、日々やることを最小限にする
繰り返しますが、大事なのは、
経理の面倒くささを回避して、
ストレスなく続けるようにすることです。
そのためには、
やることをできるだけシンプルにすることが必要です。
そこで、
・「日々やること」と「月ごとにやること」に分ける
・「日々やること」は最小限にする
・残りを「月ごとにやること」に回す
という手順をおすすめしています。
ポイントは、とにかく「日々やるもの」を最小限にすることです。
経理は日々コツコツやらないと
めんどくさくなりますが、
日々やることが重すぎても、
やっぱり、めんどくさくなってしまいます。
なので、
ストレスのかからないレベルのことを、
毎日ちょっとずつやる。
これによって、
継続して続けることができるようになるのです。
具体的な手順
日々やること
日々やることは、
メモとファイリング、これだけです。
メモする
まずは、レシートや領収書、請求書などを見ながら
メモ用紙にメモをしていきます。
メモ用紙は、こういったものがあれば十分です。
実は、経費精算に必要な情報は、4つしかありません。
・払った日
・金額
・支払い先
・支払い内容
これだけあれば、十分なのです。
そして、この「メモをする」という一手間さえ先にやっておけば、
その後がめちゃくちゃ楽になるのです。
・レシートや請求書→ファイルにしまってOK
（二度と見返さなくてよくなる）
・会計ソフトへの入力→メモした情報を機械的に入れればOK
（いちいち頭を使わないでよくなる）
こんなもので？と疑問に思うかもしれませんが、
ぜひ一度試していただきたいです。
また、もう一つ、用意したいものは、
用箋挟（ようせんばさみ）です。
名前を聞いてなんぞや？と思われたかもしれませんが、
皆さん見たことがあるであろう、これです。
メモ用紙をこれに挟んでおいて、
ささっと書き込めるようにしておく。
なんてことないアイテムですが、
日々やることを圧縮するには、
意外に大事になってきます。
ファイリングする
メモが終わったら、
ドキュメントファイルに書類を入れます。
ドキュメントファイルというのは、
こちらのアイテムです。
写真にあるように、
ポケットが12個（または13個）あるものが望ましいです。
このポケットを1月～12月に割り振り、
1月に払ったもの→1月のポケットに入れる
2月に払ったもの→2月のポケットに入れる
という使い方をします。
メリットは、
①神経質に整理する必要がない
②かといって、探すときも見つけやすい
の2つです。
いちいち糊付けしたりしなくてもいいし、
入れる順番を気にすることもなく、
出し入れするのもささっとできます。
しまうのもカンタン、さがすのもカンタン、という、
非常に便利なグッズです。
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日々やることはこれだけです。
簡単ですね。
月1回やること
毎月1回やることは、
・メモのデータ化
・振り込み
・会計ソフトへの入力
です。
月1回といっても、
後回しにならないよう、
効率化してシンプルにしていきましょう。
※画像ではfreeeですが、
マネーフォワードクラウドや弥生会計などでもOKです。
メモをデータにする
ひと月分がたまったら、
メモを見ながらデータに移していきます。
Google スプレッドシートをおすすめしていて、
私のお客様には、専用のフォーマットを提供しています。
（もちろんExcelでも大丈夫です。）
すでにメモ用紙にメモしてあるので、
機械的に入力するだけなので、
ストレスはかかりません。
もちろん、レシート類を取り出して、見返すこともしなくてOKです。
ここでなぜデータにするのか？というと、
・振り込み金額を集計するため
・会計ソフトに経費情報を取り込むため
です。
特に、会計ソフトへの取り込みのために、
データ化しておくことが重要になってきます。
（この点は後述します）
お金を振り込む
データで集計すれば、
ひと月分の精算金額が分かりますので、
会社の口座→社長個人の口座にお金を振り込みます。
社長の給料や、毎月の支払いがあるのであれば、
このタイミングで同時にやってしまいましょう。
ちなみに、インターネットバンキングが使えればベストですね。
・メモのデータ化（Google スプレッドシート）
・振り込み
・クラウド会計
一連の作業を全てブラウザ（Chrome など）の中で完結することができます。
会計ソフトにデータを取り込む
経費精算するといっても、
お金を精算すれば終わりではなく、
会計ソフトに経費情報を入力しなくてはなりません。
この帳簿づけが、
めんどくさいポイントになって、後回しになりがちです。
そこで、会計ソフトのインポート機能を使います。
この機能を使えば、
ひとつひとつポチポチと入力していくことなく、
大量の取引があっても、一度に情報を取り込むことができます。
経費情報のデータ化さえすれば、
会計ソフトへの取り込みは、ものの数分で終わります。
なので、それほど負荷がかけずにやれます。
なお、私のお客様には、
Google スプレッドシートによる、
専用のフォーマットを提供しています。
さらにラクして続けるために
最後に、
経費精算を、もっとラクして続けるためのヒントを、
2つほど書きます。
できるだけ会社のクレジットカードを使う
ここまで説明してきてなんですが、
そもそも経費精算自体、めんどくさい方法です。
手作業が入り込んでしまうからです。
この点、会社のクレジットカードであれば、
クラウド会計と連動して、支払い情報が自動で取り込まれます。
引き落としも、
会社の口座からされるので、手間要らずです。
（個人のクレジットカードだと、これができません。）
なので、手作業がほぼ入りません。
ですので、
できるだけ支払いは会社のクレジットカードでするようにして、
経費精算するものは、
どうしても現金でしか払えないものなど、最小限に留めましょう。
メモ用紙を無くす
先ほど説明した手順の中で、
メモをデータにするのであれば、
わざわざメモ用紙に記録するのは二度手間ではないか？
と思う方もいらっしゃるでしょう。
確かにその通りで、
はっきりいって、二度手間です。
ですが、データにするためには
パソコンを開かなければならず
これがとんでもなくめんどくさいのです笑！。
それよりは、
ささっとメモをして、
ファイリングする方がよっぽど楽です。
なので、できるだけシンプルに、とは言いつつも
ここは面倒くささ回避を優先しています。
とはいえ、理想的には、
ダイレクトにデータ化したいところです。
もし、メモなんてしなくても、
日々、データ化する方法でもいけるよ、
という方は、ぜひそちらをおすすめします。